Liebe Patienten und Besucher der Allgemeinarztpraxis!
In der letzten Zeit haben die Anfragen und Behandlungswünsche in unserer Praxis immer weiter zugenommen. Zusätzlich belastet die aktuelle Grippe-Welle. Die Patienten stehen inzwischen an, zeitweise bis ins Treppenhaus, und dazu klingelt das Telefon nahezu ständig.
Natürlich ist es schön, dass unsere Praxis so beliebt ist. Trotzdem ist diese Situation für uns und unsere Patienten hochgradig unbefriedigend. Denn wir möchten weiterhin möglichst gut und mit Zeit um unsere Patienten kümmern.
Eine Analyse hat uns gezeigt, dass das Telefon einen großen Teil der Kapazität in Anspruch nimmt. Und unsere Patienten sind mit Recht sehr verärgert, wenn sie teilweise über mehrere Stunden in der Warteschleife hängen. In der Folge kommen die Patienten dann persönlich zu uns und vergrößern den Andrang vor Ort noch weiter.
Daher haben wir ab sofort einen automatischen KI-gestützten Telefonassistenten installiert, der uns einen Großteil der Telefonate abnehmen kann.
Der Assistent springt zu den Öffnungszeiten an und er beachtet selbstverständlich das Patientengeheimnis. Er erfasst, was die Patienten am Telefon sagen und stellt es uns schriftlich zur Verfügung. So können ihre Wünsche zügig immer dann abgearbeitet werden, wenn keine Patienten in der Praxis warten.
Hier einige Hinweise bei der Benutzung unseres Assistenten:
- Nach dem dritten oder vierten Mal Klingeln springt der Assistent an.
- Hören Sie aufmerksam zu.
- Sprechen Sie erst dann, wenn Sie gefragt werden.
- Sprechen Sie möglichst hintereinander – Pausen interpretiert der Assistent als Ende der Eingabe.
- Wenn Sie fertig sind, legen Sie auf. Sie werden spätestens am nächsten Arbeitstag zurückgerufen.
- Rufen Sie nicht mehrmals wegen derselben Anfrage an.
- Verwenden Sie am besten eine Mobilfunknummer! Sie erhalten dann an diese Nummer eine SMS zum Status Ihres Anliegens.
Wir hoffen, dass diese Maßnahme die Situation etwas entspannt.
Ihr Team der Allgemeinarztpraxis im Ärztehaus Mörlenbach